Reflexões

9 Hábitos que te atrapalham em se organizar

Procrastinação é uma palavra em voga ultimamente. E um dos motivos para isso é a prática constante da mesma. É só procurar na internet um pouco que você acha milhares de aplicações e todas pelo mesmo motivo: preguiça! Procrastinação é um jeito bem elegante e moderno de dizer que você está coirento e sem ânimo para trabalhar.

E da mesma forma como se procrastina, se pesquisam formas de evitar essa coisa que atrasa a vida e os projetos. Desde dicas de como manter o foco e como não perder a noção do tempo… Mas, é a mesma coisa? De fato há uma diferença e entre buscar e evitar neste caso e este artigo do Stepcase Lifehacker trata justamente disto: coisas que dispersam você. Aqui faço uma breve análise dos “9 Hábitos a Evitar”

Tentar fazer tudo

Abraçar o mundo é sempre um problema. Envolver-se em muitos projetos é uma dica para melhorar seu networking e expandir seus horizontes, aprender e assim por diante, porém, ter tarefas demais enche sua cabeça de “coisas a fazer”. Algo que a autora menciona é a regra dos 80/20: “Apenas 20% das suas tarefas são realmente importantes e tomam 80% do seu tempo”. É sempre bom rever as prioridade e se livrar dos 80% que são menos importantes. Delegue, simplifique e priorize o que é importante.

Responder todos os emails

Ela mencionou uma coisa que acontece muito: “quantos emails dos que enviamos são respondidos?”. É que de milhares de emails que recebemos por dia, a maioria são propagandas, correntes, notificações e raramente, informações úteis. Preste atenção para ver que a maioria deles não merece atenção, ou são apenas para serem lidos superficialmente. Outra coisa, o email é um tipo de comunicação rápida, ficar investindo tempo nas respostas por email é um erro. Pense no email como no Twitter: a maioria das coisas é apenas para serem vistas, pouquíssimas merecem um reply, e mesmo assim, apenas 140 caracteres. Responda apenas mensagens que demandam uma resposta urgente e seja sucinto.

“Fazer agora”, “Fazer depois”, “Fazer um dia…”

Quando se atinge um nível mais Jedi de gerenciamento de tarefas se percebe que existem muitas metas para fazer que são de baixa prioridade e tem prazos muito longos ou indefinidos. Mesmo assim são coisas importantes que entram nos 80% descritos acima e se tornam parte dos 20% na hora certa. Para melhorar o gerenciamento é bom separar a famosa lista de coisas a fazer em duas: a “Lista de Coisas para Fazer Agora” e a “Lista de Coisas para Fazer Depois”. Essa ultima lista geralmente pega coisas que podem ser feitas rapidamente, mas podem esperar e também a ajuda a descarregar sua cabeça de preocupações… Separe metas a cumprir de planos para o futuro e você terá mais espaço para trabalhar.

Deixar algumas coisas de lado…

Um dos princípios da procrastinação é deixar algumas coisas de lado para depois. Especificamente as coisas do 20%. Curiosamente são tarefas até simples de serem feitas, porém, são deixadas de lado pelo simples fato de estarem sendo evitadas. A forma simplesmente infalível de lidar com isso é começar a fazer, depois que se inicia, geralmente se termina. Apenas rompa a barreira do atrito inercial e você verá tudo se realizando.

Acertar de Primeira

Perfeccionismo sempre é bom, embora muitos tentem impressionar usando isso como defeito. Só que alguns investem tudo em desenvolver a meta de um vez só e sair perfeita logo de primeira. Fazer rascunhos sempre é bom, principalmente se você está trabalhando com textos complexos, por exemplo. Existem dois jeitos de escrever texto longos relativamente bem. Uma delas é partir de um texto mais simples e desenvolve-los com o tempo, é o que a autora recomenda. Eu uso outro jeito por que se eu parar de fazer o que estou fazendo depois quando retomo já me perdi do que estava pensando antes…
Uma outra forma é escrever um rascunho extremamente longo e cheio de elementos desnecessários e depois poda-lo. Escrevo assim por que me ajuda a manter todas as minhas ideias em pauta e assim acabo produzindo muitas versões diferentes do mesmo texto. Se quer fazer algo grande, comece pequeno, se quer algo complicado, comece simples.

Dar importância demais para os detalhes

Ser detalhista é parte do perfeccionismo. Mas ficar preso em pequenos detalhes acaba sendo exaustivo, frustrante e toma muito do seu tempo precioso. Reveja se esse detalhes valem mesmo a pena… Existem detalhes cruciais, e outros que são apenas detalhes.

Falta de Foco

As vezes que dificulta definir aqueles 20% tão importante é a falta de um objetivo claro, de um projeto prioritário. Tenho muitos projetos em andamento agora, mas minha monografia atualmente é o prioritário e de fato consome mais de 80% do meu tempo. Sem um projeto prioritário, você se divide entre muitos 20% de muitos projetos diferentes. Isso da mais de 120%… Dentre as muitas tarefas e projetos, tenha uma prioridade máxima que servirá de lastro para o seu trabalho.

Agradar a todos

Vou evitar usar a frase feita e tosca de sempre por que ela é uma desculpa esfarrapada, mas agradar a todos não é impossível, apenas desnecessário. Procure focar-se apenas no que importa e em quem importa. Dê bons resultados para sua equipe e para si e os outros terão que aceitar. O que os outros pensam é consequência do que você faz e não o que você faz é consequência do que os outros pensam. Foque-se naqueles que são importante, que serão impactados ou beneficiados e em sua equipe primeiro, as demais opiniões são secundárias.

Sem tempo para relaxar

Depois de tanto falar de procrastinação, eis que vem o fato inegável: é impossível manter o foco eficientemente em apenas uma meta por muito tempo. Levo um turno de dia para revisar um artigo de tamanho médio. Isso por que entre uma passagem e outra do artigo me distancio para outras pequenas tarefas paralelas ou para relaxar um pouco jogando SimCity. Se eu não fizer isso passo o dia todo para revisar um único artigo sem interrupções. Por que isso? Por que a mente fica saturada e precisa reiniciar. Então uma pausa para o chá das 5 é sempre bem vinda =)

Deixe uma resposta

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair / Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair / Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair / Alterar )

Foto do Google+

Você está comentando utilizando sua conta Google+. Sair / Alterar )

Conectando a %s